Bevor ein Unternehmen einen Prozess digitalisiert, hilft eine strukturierte Bestandsaufnahme: Wo entstehen heute Doppelarbeit, Wartezeiten oder Fehler, und welcher konkrete Prozess sollte zuerst verbessert werden? Das Ergebnis ist keine lange Wunschliste, sondern eine begründete Priorität mit einem umsetzbaren nächsten Schritt.
Ein guter Digitalisierungscheck beginnt bei einem realen Ablauf, nicht bei einer Software.
Viele Unternehmen wissen bereits, dass einzelne Übergaben unnötig aufwendig sind. Anfragen werden aus E-Mails in Tabellen übertragen, Informationen fehlen bei der Weitergabe oder mehrere Dateien zeigen unterschiedliche Bearbeitungsstände. Der Check macht diese Reibung sichtbar und verhindert, dass vorschnell ein neues Tool für ein ungeklärtes Problem gekauft wird.
Digitaler Reifegrad oder konkreter Prozess?
Unternehmensweite Reifegradmodelle betrachten häufig Strategie, Technik, Organisation, Mitarbeitende und Leistungen. Das Bundesangebot Mittelstand-Digital beschreibt dafür einen Readiness-Check mit mehreren Unternehmensbereichen. Solche Modelle helfen bei der grundsätzlichen Standortbestimmung.
Für eine umsetzbare erste Maßnahme ist zusätzlich ein prozessbezogener Check sinnvoll. Er untersucht einen abgegrenzten Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis. So wird aus der allgemeinen Frage "Wie digital sind wir?" eine konkrete Frage: "Warum muss eine Kundenanfrage heute dreimal übertragen werden?"
| Check-Typ | Sinnvolle Frage | Typisches Ergebnis |
|---|---|---|
| Digitaler Reifegrad | Wo steht das Unternehmen insgesamt? | Überblick über mehrere Handlungsfelder |
| Prozessbezogener Digital-Check | Welcher Ablauf sollte zuerst verbessert werden? | Priorisierte Maßnahme für einen konkreten Prozess |
Die sieben Prüffragen für Ihren Digitalisierungscheck
Wählen Sie zunächst einen wiederkehrenden Ablauf, etwa Angebotsanfragen, Auftragsübergaben, Dokumentenprüfung oder Reporting. Beantworten Sie anschließend diese sieben Fragen gemeinsam mit den beteiligten Personen.
1. Was löst den Prozess aus?
Benennen Sie ein beobachtbares Ereignis: Eine Anfrage trifft ein, ein Auftrag wird freigegeben oder ein Bericht wird fällig. Begriffe wie "Vertrieb digitalisieren" sind zu weit. Ein klarer Startpunkt macht den Ablauf prüfbar.
2. Wo werden Informationen erneut eingegeben?
Notieren Sie jede Übergabe zwischen E-Mail, Papier, Excel und Fachsoftware. Mehrfache Eingaben sind ein Hinweis auf Medienbrüche. Sie zeigen, wo eine Schnittstelle, ein Formular oder ein automatisierter Workflow helfen könnte.
3. Welche Rückfragen und Fehler treten wiederholt auf?
Sammeln Sie typische Fälle: fehlende Pflichtangaben, unklare Zuständigkeiten, doppelte Datensätze oder abweichende Statuswerte. Entscheidend ist nicht nur die Anzahl. Prüfen Sie auch, welche Folgen eine fehlerhafte Übergabe hat.
4. Welche Daten werden wirklich benötigt?
Legen Sie für wichtige Felder Bedeutung, Quelle und verantwortliche Stelle fest. Eine Automatisierung kann unklare Daten nicht reparieren. Sie verteilt sie lediglich schneller. Der Beitrag Was ist Datenqualität? erklärt, wie Vollständigkeit, Konsistenz und Aktualität getrennt bewertet werden.
5. Wer entscheidet bei einer Ausnahme?
Nicht jeder Fall folgt einer festen Regel. Definieren Sie, welche Vorgänge automatisch weiterlaufen dürfen und wann ein Mensch entscheiden muss. Damit bleibt die Lösung kontrollierbar und Sonderfälle verschwinden nicht in einem technischen Ablauf.
6. Woran erkennen Sie eine Verbesserung?
Formulieren Sie ein sichtbares Ergebnis. Beispiel: "Vollständige Anfragen gelangen ohne erneute Eingabe zur Angebotsbearbeitung." Geeignete Messpunkte können Durchlaufzeit, offene Rückfragen, Nacharbeit oder vollständig übergebene Vorgänge sein. Wählen Sie nur Kennzahlen, die im Alltag verlässlich erhoben werden können.
7. Was ist der kleinste sinnvolle erste Schritt?
Grenzen Sie einen Teilprozess ab, der eigenständig Nutzen bringt. Das kann ein strukturiertes Anfrageformular, eine automatische Vollständigkeitsprüfung oder die Übergabe ausgewählter Daten an ein bestehendes System sein. Erst nach dem Praxistest folgt die Erweiterung.
Prozesse nachvollziehbar priorisieren
Wenn mehrere Kandidaten bestehen, vergleichen Sie sie mit denselben Kriterien. Eine einfache Bewertung mit niedrig, mittel und hoch reicht für den Start.
| Kriterium | Leitfrage |
|---|---|
| Häufigkeit | Wie oft tritt der Ablauf auf? |
| Manueller Aufwand | Wie viele Übergaben oder Eingaben sind nötig? |
| Fehlerfolgen | Welche Nacharbeit oder Verzögerung entsteht? |
| Datenklarheit | Sind Pflichtfelder, Quellen und Regeln bekannt? |
| Umsetzbarkeit | Lässt sich ein abgegrenzter erster Schritt testen? |
Priorität haben nicht automatisch die größten Projekte. Ein häufiger Ablauf mit klaren Regeln und beherrschbaren Ausnahmen ist oft der bessere Einstieg. Wie Software solche Schritte ausführen kann, zeigt Prozessautomatisierung: Definition, Beispiele und IT-Praxis.
Beispiel: Anfragen nicht länger mehrfach übertragen
Ein technischer Dienstleister erhält Anfragen über das Kontaktformular und per E-Mail. Heute kopiert eine Person Kontaktdaten in eine Tabelle, fragt fehlende Angaben nach und informiert anschließend den zuständigen Kollegen.
Der Digitalisierungscheck macht drei Ansatzpunkte sichtbar: Pflichtangaben werden bereits beim Eingang geprüft, jede Anfrage erhält einen eindeutigen Status und vollständige Datensätze werden strukturiert weitergegeben. Der erste Schritt muss nicht sofort CRM, ERP und E-Mail verbinden. Ein einheitlicher Eingang mit nachvollziehbarer Übergabe kann bereits die Grundlage schaffen.
Sobald mehrere Systeme beteiligt sind, sollten Datenhoheit, Fehlerbehandlung und Betrieb gemeinsam geplant werden. Dazu passt der Leitfaden API-Schnittstellen im Mittelstand planen.
Das Ergebnis auf einer Seite festhalten
Dokumentieren Sie den Check so, dass Fachbereich und Entscheider dieselbe Ausgangslage erkennen:
- untersuchter Prozess mit Start und Ergebnis
- beteiligte Personen und Systeme
- beobachtete Medienbrüche, Rückfragen und Fehler
- benötigte Daten und bekannte Ausnahmen
- priorisierte erste Maßnahme
- verantwortliche Person und Prüftermin
- Messpunkt für die Wirkung
Diese eine Seite ist noch kein technisches Lösungskonzept. Sie schafft aber eine belastbare Grundlage, um Standardsoftware, eine Schnittstelle oder eine individuelle Automatisierung sinnvoll zu vergleichen.
Einen konkreten Ablauf gemeinsam prüfen
Sie möchten nicht mit einer allgemeinen Digitalisierungsstrategie starten, sondern einen wiederkehrenden Ablauf greifbar machen? Im kostenfreien Digital-Check besprechen wir den Prozess, ordnen das Automatisierungspotenzial ein und grenzen einen sinnvollen nächsten Schritt ab.
Kostenfreien Digital-Check für einen konkreten Ablauf anfragen
Häufige Fragen zum Digitalisierungscheck
Was ist ein Digitalisierungscheck für Unternehmen?
Ein Digitalisierungscheck erfasst den aktuellen Stand von Prozessen, Daten, Systemen und Verantwortlichkeiten. Für Unternehmen ist er besonders hilfreich, wenn daraus eine klare Reihenfolge entsteht: Welcher konkrete Ablauf hat ausreichend Nutzen und ist mit überschaubarem Risiko verbesserbar?
Welche Prozesse eignen sich für den ersten Check?
Geeignet sind wiederkehrende Abläufe mit manuellen Übergaben, häufigen Rückfragen oder mehreren Datenquellen. Typische Beispiele sind Anfragen, Auftragsübergaben, Dokumentenprüfung, Statusmeldungen und regelmäßige Berichte.
Muss nach dem Check neue Software gekauft werden?
Nein. Das Ergebnis kann auch zeigen, dass eine Regel, ein Pflichtfeld oder eine klare Verantwortung zuerst verbessert werden sollte. Bestehende Systeme lassen sich häufig weiterverwenden und gezielt verbinden.
Was ist der Unterschied zu einer Digitalisierungsstrategie?
Eine Strategie beschreibt längerfristige Ziele und mehrere Handlungsfelder. Der prozessbezogene Digitalisierungscheck konzentriert sich auf einen konkreten Ablauf und bereitet eine prüfbare erste Maßnahme vor.